MÉTODOS PARA EL CALCULO DE ESTIMACIÓN DE CUENTAS
                               INCOBRABLES  Y SU CONTABILIZACIÓN

CONTENIDOS:
1.     Generalidades
2.     Bases para el cálculo de cuentas malas o incobrables
3.     Contabilización y presentación en el Estado de Situación Financiera

1-Generalidades:
Son aquellas cuentas que las empresas generan por la venta de bienes y servicios al crédito, a clientes que por “a” o “b” razón no pagan, en este caso, las cuentas de dichos clientes se denominan “Cuentas Incobrables” y constituyen una pérdida un gasto para la empresa. Por lo tanto las pérdidas por cuentas malas constituyen un gasto por las ventas a crédito, o sea un gasto en el que se incurre para aumentar las ventas.

Sin embargo es necesario aclarar que aun cuando en el dado se considera un porcentaje de incobrable muy bajo, es decir, hoy  en día es de tomar en cuenta que se debe generar la reserva contable correspondiente con una política definida por la alta Administración y buscando no generar falsas expectativas sobre clientes que pueden ser irrecuperables.

En el sector comercio se sugiere los siguientes parámetros para la generación de reservas: moras de 60 días 10%, moras de 90 días 25%, moras de 90 a 120 días 50% y más de 120 días 100% de reserva. Las condiciones en que se desenvuelven los negocios hoy en día, aplicar el porcentaje tradicional (5%) podría resultar un riesgo para el negocio al final de un determinado ejercicio.

2. Bases para el cálculo de Cuentas malas o incobrables
Para determinar la cantidad correspondiente a cuentas malas, se conocen tres bases o métodos:
Ø La base de un porcentaje sobre las ventas al crédito
Ø La base de cancelación directa
Ø La base de porcentaje sobre las Cuentas por Cobrar

La base de un porcentaje de las ventas al crédito: consiste en estimar  un porcentaje para las ventas para determinar el valor para las cuentas que se consideran incobrables y de esa manera se constituye una provisión o Reserva para Cuentas Incobrables.

Ejemplos:
1-Las ventas al crédito de la empresa “El Sol” al finalizar el ejercicio es de $40,000.00 y de las cuales, según la apariencia de años anteriores, técnicamente se considera que no será recuperable el 5% de dicho saldo.
Para poder obtener el valor de incobrabilidad se multiplica el saldo el saldo de las ventas al crédito por el porcentaje que se estima incobrable.
      $40,000.00 x 0.05 = $2,000.00 = Valor que se considera incobrable.

3. Contabilización y presentación en el Estado de Situación Financiera

o    Contabilización
Fecha___________________                               Comprobante de Diario  No.______________

                Concepto
Parcial
Debe
Haber

Gastos de venta
  Cuentas Incobrables
           Estimación para Cuentas Incobrables
V/Para registrar el porcentaje (%) estimado incobrable de las cuentas al crédito.


$2,000.00
$2,000.00


$2,000.00



$2,000.00
$2,000.00
       Hecho por                                  Revisado por                                           Registrado en libros por


o   Presentación en el Estado de Situación Financiera (BG)

El saldo de las cuentas incobrables aparece clasificado en el grupo de los activos corrientes descontado del valor a cobrar por clientes, de esa forma se presenta en dicho estado, el valor que la empresa realmente espera recuperar por las cuentas a crédito.
Clasificación conforme a NIFF para PYMES:
Activos
Activos Corrientes
Efectivo y Equivalentes
 Caja General
 Caja Chica
 Bancos
   Cuenta Corriente
   Banco x
   Cuenta de Ahorro
   Banco x
Cuentas y Documentos por Cobrar
 Clientes                                                                            $40,000.00
 Menos: Estimación para Cuentas Incobrables     $  2,000.00 = $38,000.00

Después de cierto tiempo, los saldos que se vayan agregando cada año a la cuenta de estimación, esta puede llegar a convertirse en cantidades importantes, por lo que se hace necesario tomar la decisión de corregir esa situación con un asiento de ajuste, cargando a la cuenta de “Reserva” y abonando a “Cuentas y Documentos por Cobrar”-Clientes”, a fin de que se establezca el valor neto real estimado  a recuperar.
Ejemplo 2
Después de varios periodos razonable, la partida de “Estimación  para cuentas incobrables de la empresa “x” muestra un saldo de $2,625.56, el cual se considera completamente incobrable. Se procede por lo tanto a corregir dicho saldo por medio de un asiento de ajuste.
Fecha_______________________________                   Comprobante de ajuste No. _________
Código
                    Concepto
Parcial
Debe
Haber

Estimación para Cuentas Incobrables
        Cuentas y Documentos por Cobrar
          Clientes
V/ Para establecer el valor neto real de cuentas por cobrar, factible de recuperar.



$2,625.56
$2,625.56


$2,625.56



$2,625.56
$2,625.56

            Hecho por                               Revisado por                            Registrado en libros por

Ahora bajo el supuesto de que la partida de “Cuentas y Documentos por Cobrar – Clientes” venía con un saldo de $11,560.75

Cuentas y Documentos por Cobrar                   Estimación para Cuentas Incobrables
       Debe                            Haber                                     Debe                           Haber
 S =  $11,560.75        $2,625.56  (Ax )                 S = $2,625.56          $2,625.56   (Ax)
  $8,935.19



Ax = Partida de ajuste x

Después de la mayorización se pueden observar dos cosas:

1° - Que el saldo ajustado de Cuentas y Documentos por Cobrar es de $8,935.19 y ser{a el que aparezca en el Estado de situación Financiera (BG) de ese periodo.

2°-  Que la cuenta de Estimación para Cuentas Incobrables aparece saldada, por lo tanto, dicha cantidad ya no aparecerá en el Estado de situación Financiera (BG) del periodo considerado.

Sin embargo:
 Algunos negocios grandes utilizan la base del porcentaje de Cuentas por Cobrar, el cual consiste en determinar un porcentaje razonable del saldo de Cuentas por Cobrar a clientes, se contabiliza como un “Gasto de venta” y se establece una cuenta de Provisión para Cuentas Incobrables.

Otras empresas o negocios prefieren utilizar la Base de Cancelación Directa, cuando es bien evidente de que una cuenta de un cliente “X” es irrecuperable. En este caso se hace un cargo a la cuenta de Gastos de Venta, con un abono a la partida “Cuentas y Documentos por Cobrar – clientes”, sin establecer una provisión, una reserva o una estimación.

GUÍA DE TRABAJO:

1-    Al finalizar el ejercicio y durante el proceso de ajustes, el libro mayor de la empresa “XX” muestra un saldo de “45,000.00 en sus ventas al crédito de los cuales se considera incobrable el 10% de dicho saldo.

Se pide:
Elaborar el comprobante de ajuste correspondiente y hacer los traslados al libro Mayor

2-    Al final del ejercicio contable, durante el proceso de depuración o ajuste de cuentas, se tiene a la vista en el Libro Mayor la cuenta “Clientes” con los siguientes movimientos, y se considera incobrables el 5% de dicho saldo:

                                             Clientes
                                         Debe                           Haber       
                                    $22,600.00              $13,540.00
                                    $13,122.50              $  6,200.00
                                    $16,325.00              $10,268.50                                                                         






 



Se pide:
           Determinar el saldo en el Libro Mayor y Elaborar el asiento de corrección, luego efectuar los pases al libro mayor.

Revisando en el ejercicio de Cuentas por Cobrar, la empresa “XX” observa un saldo de $350.00 que vienen desde hace bastante tiempo y corresponden a la cuenta de un Cliente de quien no se conoce el domicilio. Se pide: que utilice el método de cancelación directa para registrar contablemente esa cuenta que se considera irrecuperable.
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